Mise en place d’une complémentaire santé : les points sur lesquels l’employeur doit être vigilant

La mise en place d’une couverture complémentaire des frais de santé est un sujet d’actualité au sein des entreprises et autres structures employeurs. Au plus tard le 1^er janvier 2016, tous les salariés devront pouvoir bénéficier d’une complémentaire santé au moins équivalente au panier de soins minimum fixé par décret ou au minimum prévu par la convention collective de branche qui leur est applicable.

Dans ce cadre, le rôle de l’employeur est central. Deux situations doivent être distinguées :

1 – La convention collective de branche applicable prévoit un régime de frais de santé

Nombreuses sont les branches ayant déjà négocié et conclu des avenants relatifs à la mise en place d’une complémentaire santé pour l’ensemble des salariés soumis à son champ d’application.

Le cadre juridique applicable est alors clairement borné, notamment concernant les modalités de cofinancement, le niveau des garanties, etc.

Aucune décision unilatérale ou accord d’entreprise ne doit être mis en place dans la structure. Il appartient seulement à l’employeur de souscrire un contrat d’assurance garantissant l’ensemble des engagements prévus par la convention collective.

Ce contrat peut être souscrit auprès de n’importe quelle mutuelle, société d’assurance ou institution de prévoyance. Dans l’hypothèse où certains opérateurs sont recommandés par la branche, chaque employeur est entièrement libre de souscrire son contrat collectif auprès d’eux ou non. Dans cette démarche, l’aide d’un courtier peut clairement présenter un intérêt afin de sélectionner l’opérateur le plus compétitif sur le plan tarifaire (le niveau des garanties étant contraint au niveau de la branche).

Enfin, il apparait nécessaire d’attirer l’attention sur la prépondérance du régime mis en place par la convention collective sur le contrat d’assurance souscrit. En ce sens, lorsque le régime conventionnel prévoit des cas de dispense d’adhésion, l’employeur doit être vigilant à ne pas se voir « imposer » par l’opérateur d’assurance une affiliation automatique de l’ensemble du personnel. Ce dernier aura en effet tout intérêt à voir un maximum de salariés intégrer le contrat collectif souscrit. Certains peuvent d’ailleurs être particulièrement insistants sur un sujet des plus techniques… La seule lecture des obligations prévues par la convention collective permet de régler cette difficulté.

Le contrat d’assurance conclu doit, ni plus ni moins, garantir les engagements de l’employeur au regard de la convention collective.

Une fois cette étape effectuée, l’employeur doit veiller à communiquer à chacun de ses salariés la notice d’information du régime.

La situation est plus complexe en l’absence de stipulation conventionnelle.

2 – La convention collective de branche ne prévoit aucun régime de frais de santé

Dans cette hypothèse, qu’elle soit due à une carence des partenaires sociaux ou à des négociations difficiles à achever, l’obligation de l’employeur est de mettre en place, quoi qu’il arrive, une couverture des frais de santé au 1^er janvier 2016.

Pour l’employeur, cette mise en place s’effectue en deux étapes effectuées simultanément :

• Il doit préciser l’étendue de ses engagements à travers une décision unilatérale, un accord d’entreprise ou (plus rarement) un référendum (il s’agit de l’acte fondateur des garanties)

La rédaction de ce document est capitale. C’est lui, et non le contrat d’assurance, qui fixe l’étendue des engagements de l’employeur vis-à-vis de ses salariés. Par ailleurs, sans acte fondateur des garanties, ou si celui-ci est mal rédigé, l’ensemble des contributions patronales finançant le régime de frais de santé sera réintégré dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale par l’URSSAF.

Pour le contenu de ce document, nous vous renvoyons à notre précédent article sur le sujet : « Mise en place de la couverture santé : il faut être vigilant sur la rédaction de la décision unilatérale ! ».

N’hésitons pas à insister : ce document est essentiel et source de lourds enjeux juridiques. C’est la raison pour laquelle les opérateurs d’assurance tendent de plus en plus à refuser la rédaction de tels documents pour le compte des employeurs. Un accompagnement juridique adapté est nécessaire.

• Il doit négocier et conclure un contrat d’assurance avec un opérateur dédié

Ce point mérite toute la vigilance des employeurs. Bien que consommateurs, et donc bénéficiaires d’une obligation d’information sur le contrat d’assurance envisagé, les employeurs éprouvent de réelles difficultés dans leurs négociations face aux opérateurs d’assurance (mutuelles, sociétés assurance et institutions de prévoyance).

Les aspects tarifaires et de niveaux de garanties ne doivent pas être les seuls pris en compte.

La gestion de la population des salariés couverts par les garanties souscrites est essentielle. Le code de la sécurité sociale prévoit à dessin des cas de dispenses d’affiliation à la demande des salariés. L’employeur ne doit pas hésiter, pour des raisons de bonne gestion de ses ressources humaines, à les prévoir dans l’acteur fondateur des garanties. Chaque salarié est ensuite libre de demander à être dispensé d’affiliation ou non. Dans ce choix de gestion, l’opérateur d’assurance ne doit pas interférer ou exercer une quelconque pression sur l’entreprise.

De la même manière, lorsque le régime frais de santé est mis en place par décision unilatérale, chaque salarié embauché avant sa mise en place est libre ou non d’adhérer au régime. Si ce droit d’option peut considérablement réduire la quantité d’assurés affiliés au régime, l’employeur doit néanmoins veiller à l’information de chacun de ses salariés à ce sujet. Là encore, les éventuelles pressions de l’opérateur d’assurance souhaitant couvrir un maximum de salariés doivent être écartées.

Une fois le contrat d’assurance souscrit conformément aux modalités définies dans l’acte fondateur, l’employeur doit communiquer à chacun de ses salariés couverts la notice d’information de la complémentaire santé mise en place.

De ces éléments ressort le rôle central joué par l’employeur, alors même que le droit de la protection sociale complémentaire ne constitue pas nécessairement son cœur de compétences. Tant la rédaction de l’acte fondateur des garanties, que les négociations avec les opérateurs d’assurance, doivent être l’objet de toutes les attentions.

Xavier AUMERAN