DSN : pensez à informer les salariés

La Déclaration Sociale Nominative, projet majeur du « choc de simplification dans le cadre du « pacte de responsabilité » avec les entreprises, devient progressivement obligatoire.

Elle vise à remplacer toutes les déclarations sociales en entreprise.

Elle est basée sur une transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données.

Unique signifie que l’ensemble des informations transmises par le biais de multiples déclarations sont maintenant regroupées au sein de la Déclaration Sociale Nominative.

Avec les envois mensuels et dématérialisés, les données sont transmises plus facilement, plus rapidement et donc régulièrement par le service RH de l’entreprise.

Le décret du 28 mars 2013 est venu préciser que « les employeurs informent leurs salariés sur les données accessibles dans le cadre de la déclaration sociale nominative. Cette information précise les conditions d’exercice du droit d’accès et du droit de rectification des données ». (Décret n°2013-266 du 28 mars 2013 – Article 6)

Le décret n’apporte aucune précision sur les modalités d’information des salariés.

En revanche, la CNIL souligne la nécessité que « les salariés soient clairement informés, de manière systématique et individuelle, notamment via l’envoi d’une information écrite individuelle, par courriel ou par courrier joint à leur fiche de paie par exemple ».  (Délibération CNIL n°2012-403 du 15 novembre 2012)

Idéalement, il conviendrait de remettre en main propre contre décharge (ou par courrier) une note d’information à chaque salarié en l’annexant au bulletin de paie ou au contrat de travail (pour les nouveaux embauchés), afin de se ménager une preuve quant au respect de cette obligation.

Il  est également préférable d’informer au préalable le comité d’entreprise sur le recours à la DSN et les modalités d’information des salariés.

Ainsi, dans le cadre de cette information du CE, il est possible de faire acter par ses membres sur le PV de la réunion qu’une note d’information sera jointe au bulletin de paie (pour ceux déjà présents au sein de la société) ou annexée au contrat de travail (pour les nouveaux embauchés).

A cet effet, il existe sur le site dsn-info.fr un projet de lettre d’information  qui peut servir de support d’information aux salariés.