par Arnaud Rimbert
Pour les frais liés aux nouvelles technologies, le remboursement forfaitaire n’est pas admis
Conformément à ce qui est prévu par les textes en vigueur, le remboursement des frais engagés par les salariés pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication doit être réalisé sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié à l’exclusion de tout remboursement forfaitaire.
Dans une décision du 28 mai 2014 (Cassation civile, n°13-18.212) les faits concernaient une entreprise qui avait pris la décision d’indemniser ses salariés pour des frais de connexion à internet et d’impression de documents à hauteur de 2 € forfaitaire, somme qualifiée de remboursement de frais professionnels.
A la suite d’un contrôle, l’Urssaf a redressé la société et réintégré dans l’assiette des cotisations les indemnités web versées à ses salariés.
L’employeur a saisi la juridiction de la sécurité sociale pour contester ce redressement.
La cour d’appel de Versailles sensible à ces arguments a décidé qu’au regard de la particularité de l’activité, le remboursement forfaitaire peut être admis, dès lors que l’employeur justifie de l’obligation pour les salariés d’engager ces dépenses pour leur travail.
La Cour de cassation considère elle, au contraire, que le remboursement forfaitaire de frais professionnels liés aux nouvelles technologies n’est pas possible.
Elle rappelle que l’arrêté du 20 décembre 2002, modifié par l’arrêté du 25 juillet 2005, prévoit que le remboursement des frais liés à l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication s’effectue uniquement sur la base des dépenses réellement engagées, ou lorsque l’employeur ne peut en justifier, d’après la déclaration faite par les salariés évaluant le nombre d’heures d’utilisation à usage strictement professionnel de ces outils, dans la limite de 50 % de l’usage total :
Attendu qu’il résulte des deux derniers textes que l’indemnisation des frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé à des fins professionnelles pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication s’effectue uniquement sous la forme du remboursement des dépenses réellement exposées ou, lorsque l’employeur ne peut en justifier, d’après la déclaration faite par les salariés évaluant le nombre d’heures d’utilisation à usage strictement professionnel de ces outils, dans la limite de 50% de l’usage total ; que cette indemnisation ne peut être évaluée forfaitairement ;