De nouvelles mesures de simplification pour les employeurs en matière d’affichage et de de transmission de documents à l’administration

La partie réglementaire du Code du travail vient d’être toilettée afin de simplifier les obligations des entreprises en matière d’affichage et de transmission de certains documents à l’administration (cf. décrets n° 2016-1417 et 1418 du 20 octobre 2016 – JORF du 22 octobre 2016).

Ces nouvelles dispositions sont applicables à compter du 23 octobre 2016, et s’inscrivent dans le prolongement de la précédente ordonnance n° 2014-699 du 26 juin 2014, qui avait prévu un même train de mesures pour la partie législative du Code du travail.

Sans entrer dans le détail de ces modifications, les employeurs pourront dorénavant porter à la connaissance des salariés ou leur communiquer certaines informations ou documents « par tout moyen » (ex : le règlement intérieur ; avis sur les textes conventionnels applicables dans l’établissement ; ordre des départs en congés  ; etc.), l’objectif étant de leur permettre d’utiliser à cet effet les outils de communication modernes (cf. p. ex. e-mail, intranet, etc.).

Implicitement, cette plus grande souplesse suppose que les modalités mises en œuvre permettre d’assurer une traçabilité afin d’avoir et de conserver la preuve de la communication effective à chaque salarié individuellement.

Par ailleurs, certaines informations et documents qui devaient jusqu’à présent être spontanément transmis à l’agent de contrôle de l’inspection du travail (ACIT) donneront lieu dorénavant, selon les cas :

• Soit à une communication sur demande de l’agent (citons par exemple l’avis du CE sur la mise en œuvre d’horaires à temps partiel ; récépissé de déclaration CNIL concernant les traitements automatisées de données personnels relatives aux horaires de travail ; décision d’élargissement du CHSCT aux représentants des entreprises extérieures dans les installations à hauts risques ; règlement et PV de constitution d’un CISST ; le rapport annuel du CE sur le service social dans les établissements de 250 salariés et plus ; etc.) ;

• Soit à une simple tenue à disposition en cas de contrôle (cf. nom et adresse du médecin désigné par l’employeur pour assurer la surveillance des locaux dédiés à l’allaitement pour les employeurs de plus de 100 salariées).

Les mesures ne sont sans doute pas à la hauteur du « choc de simplification » annoncé ; néanmoins elles permettent toujours d’alléger le formalisme des entreprises en matière de droit du travail.

Attention, car cela ne dispense pas d’établir, de tenir à jour et accessibles en vue d’une communication immédiate les documents concernés par ces mesures, sachant que les manquements constatés peuvent donner lieu à des sanctions pouvant aller d’une demande de mise en conformité jusqu’à d’éventuelles poursuites pour délit d’obstacle (infraction dont la répression a été considérablement accrue par l’ordonnance n° 2016-413 du 7 avril 2016 – cf. C. Trav., L8114-1).