La procédure de licenciement obéit à des règles strictes auxquelles l’employeur ne peut déroger, sous peine de procédure irrégulière, avec son lot de conséquences. Par un arrêt du 7 mai 2024, la Cour de cassation apporte des précisions quant aux mentions obligatoires dans la lettre de convocation au sujet des frais de déplacement.
- Les mentions obligatoires de la convocation à entretien préalable
Pour rappel, en vertu de l’article L.1232-2 du Code du travail, lorsqu’un employeur souhaite licencier un salarié, il doit le convoquer à un entretien préalable en l’informant soit par LRAR, soit par lettre remise en main propre contre décharge.
Cette convocation doit impérativement mentionner :
1. L’objet de l’entretien : le Code du travail oblige l’employeur qui convoque un salarié en vue de son licenciement d’indiquer dans la lettre « l’objet de la convocation ». Pour la Cour de cassation, la lettre doit contenir l’indication non équivoque qu’un licenciement est envisagé (Cass. soc., 16 janv. 2007, n°05-43.443). Il ne faut pas présenter les choses comme si la décision était déjà arrêtée. Il convient donc uniquement d’indiquer l’éventualité d’un licenciement.
2. La date : il doit s’écouler au moins 5 jours ouvrables (tous les jours sauf jours fériés et dimanches) entre la présentation de la lettre et la date de l’entretien. Si le délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié, il est prorogé jusqu’au jour ouvrable suivant. (Cass. soc., 6 sept. 2023, n°22-11.661)
3. Le lieu : l’entretien doit avoir lieu dans l’entreprise, dans un endroit que choisit l’employeur. Il peut aussi s’agir de l’établissement où travaille le salarié. Mais, il peut aussi s’agir du siège de l’entreprise ou d’un autre lieu si l’employeur justifie de circonstances particulières (Cass. soc., 20 oct. 2009, n° 08-42.155).
4. L’heure : l’entretien peut avoir lieu pendant ou en dehors du temps de travail. La Cour de cassation considère en effet que la convocation d’un salarié à l’entretien préalable en dehors du temps de travail ne constitue pas une irrégularité de procédure. Il faut néanmoins payer le temps passé à l’entretien préalable comme temps de travail (Cass. soc., 7 avr. 2004, n°02-40.359).
5. Les règles d’assistance : selon l’article L.1232-4 du Code du travail, en présence de représentants du personnel dans l’entreprise, la lettre de convocation doit impérativement mentionner que le salarié peut se faire assister au cours de l’entretien par toute personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise. Lorsqu’il n’y a pas d’institutions représentatives du personnel dans l’entreprise, le salarié peut se faire assister soit par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise, soit par un conseiller du salarié choisi sur une liste dressée par l’autorité administrative.
2.La question des frais de déplacement
En revanche, la question des frais de déplacement n’est pas abordée par le Code du travail. C’est sur cette hypothèse que se prononce la Cour de cassation.
En l’espèce, un salarié avait tenté d’invoquer une irrégularité de procédure, exposant qu’il avait été convoqué à un entretien préalable sans que la convocation ne contienne de mention sur une prise en charge de ses frais de transport et de séjour par l’employeur. La configuration était particulière, puisque le salarié travaillait en Martinique et avait été convoqué en France métropolitaine !
La Cour de cassation ne suit pas son raisonnement et ne voit aucune irrégularité : cette mention n’est pas prévue par le Code du travail. En conséquence, la lettre de convocation n’a pas à évoquer la question des frais de déplacement.
Par le passé, la Cour de cassation avait déjà pu préciser, la lettre de convocation n’a pas non plus à préciser les motifs ou les griefs retenus contre le salarié (Cass. soc., 14 nov. 2000, n°98-44.117 ; Cass. soc., 6 avr. 2016 n°14-23.198 ; Cass. soc., 8 mars 2017, n°14-20.365) sauf si la convention collective l’impose (Cass. soc., 9 janv. 2013, n°11-25.646).
En pratique, quel remboursement pour les frais exposés ?
Pour le salarié convoqué : la Cour de cassation a jugé que lorsque, pour des raisons légitimes, le lieu de l’entretien préalable n’est pas celui où s’exécute le travail, ou celui du siège social de l’entreprise, le salarié a droit au remboursement de ses frais de déplacement (Cass. soc., 28 janvier 2005, n° 02-45.971)
Pour le salarié assistant le salarié convoqué : tous les frais doivent être pris en charge. La Cour de cassation a jugé qu’un salarié ne doit, du fait de l’assistance qu’il prête, subir aucune perte de rémunération (Cass. soc., 6 septembre 2023, n° 22-14.184).
En synthèse : pas d’obligation d’évoquer la question des frais dans la lettre de convocation, mais une obligation de les prendre en charge !
