CHSCT : validité de l'envoi de l’ordre du jour par voie électronique au moyen d'une liste de distribution

Les modalités de transmission des ordres du jour des documents s’y rapportant peuvent faire l’objet de discussion entre l’employeur et les membres du Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)

C’est en effet au Président du CHSCT, en l’occurrence l’employeur, de transmettre ces éléments aux membres du comité, dans un délai minimal de quinze jours avant la date fixée pour la réunion (sauf cas exceptionnel justifié par l’urgence ou dans le cas d’un projet de restructuration et de compression des effectifs). A défaut de transmission de l’ordre du jour dans les délais, cette situation est susceptible de caractériser un délit d’entrave. De même, les membres du CHSCT pourraient, selon les circonstances, valablement refuser de donner leur avis, bloquant de facto la mise en œuvre de certains projets.

Le code du travail ne prévoit néanmoins pas de forme obligatoire pour l’envoi de l’ordre du jour et des documents y afférents.

Face à cette absence de précision, on estime généralement qu’un envoi par email est autorisé et permet de justifier du respect des délais de communication obligatoire.

C’est sur cette problématique qu’a été amenée récemment à se prononcer la Cour de cassation (Cass. Soc. 25 novembre 2015 n°14-16.067).

En l’espèce, un secrétaire du CHSCT avait saisi le tribunal de grande instance afin de faire ordonner au Président du CHSCT de convoquer régulièrement ses membres, avec un ordre du jour préétabli. Dans les faits, l’ordre du jour avait été adressé par mail, au moyen d’une liste collective de distribution. Le secrétaire du CHSCT soutenait alors que ce mode de transmission ne permettait pas de s’assurer de la régularité de la procédure de convocation dès lors qu’il ne garantissait pas l’information individuelle de chaque membre du CHSCT.

La Cour d’appel avait accédé à la demande du secrétaire du CSHCT. Elle avait justifié sa décision au motif que l’employeur doit être en mesure de justifier que chaque membre du CHSCT a été bien informé par écrit et de façon individuelle de la date de réunion et de son ordre du jour.

La Cour de cassation ne va pas suivre la position de la Cour d’appel au visa des articles L.4614-8  et R.4614-3 du code du travail.

Selon la Cour, il résulte des de ces textes que la transmission par le président du CHSCT de l’ordre du jour et, le cas échéant, des documents s’y rapportant, n’est pas soumis à une forme particulière. Par conséquent, l’envoi de ces documents par voie électronique au moyen d’une liste de distribution est conforme aux exigences de l’article R.4614-3 du code du travail, dès lors que cet envoi est effectué 15 jours avant la date de la réunion.

L’utilisation des mails, ainsi que des listes collectives de distribution, constituent donc bien un moyen sécurisé de transmission de l’ordre du jour et des documents y afférents. Cette solution devrait selon nous être transposée pour l’organisation des réunions du comité d’entreprise.