Les réunions du CSE en visioconférence, mode d’emploi

Les réunions du comité social et économique (CSE) en visioconférence ont suivi le développement du travail à distance dans le cadre de la crise sanitaire de l’année 2020. Jusqu’à présent peu développé, la fréquence de ce mode de réunion s’est logiquement accrue avec les restrictions de déplacement pour raisons sanitaires. Comment organiser la réunion ? Comment s’assurer de la présence des bons interlocuteurs ? Comment se déroulent les échanges entre les membres du CSE ? Comment évoquer les informations remises ? Comment recueillir l’avis du CSE ? Comment rédiger le procès-verbal à l’issue de la réunion ? Ces étapes peuvent révéler certains écueils pratiques, non-observables lors des réunions en présentiel que nous allons reprendre en abordant les différents temps de déroulement d’une réunion périodique du CSE dans une entreprise de plus de 50 salariés.

Etape préliminaire : sécuriser les modalités de recours à la visio-conférence

Le législateur a initialement renvoyé aux partenaires sociaux le soin de recourir à la visioconférence. C’est ainsi sur l’éventuel accord collectif relatif au fonctionnement du CSE qu’il conviendra de s’appuyer (C. trav., art. L. 2315-4). Si celui-ci prévoit l’organisation en nombre illimité de réunion en visio-conférence, la question de la possibilité d’y recourir ne se pose pas. A l’opposé, et à défaut de tout accord collectif, la règle est claire : le recours est limité à trois réunions par année civile. Le retour de ce plafonnement peut interroger les partenaires sociaux en perspective de la possible fin de la crise sanitaire actuelle. Si le souhait est de faire perdurer ces réunions en visioconférence, quelle qu’en soit la raison, un aménagement conventionnel devra être mis en place. 

Le futur de la visioconférence est aujourd’hui un sujet de réflexion important du dialogue social. En effet, c’est uniquement à titre exceptionnel que le législateur a en soi autorisé sans limite le recours à la visioconférence, après information par l’employeur des membres du CSE (Ord. n°2020-389, 1er avr. 2020, JO 14 avr ; Ord. n°2020-1441, 25 nov., JO 26 nov). Cette dérogation prendra fin après l’expiration de la période d’état d’urgence sanitaire. Le législateur pourrait néanmoins s’interroger sur une évolution à terme du plafond de 3 réunions par année civile. 

Autre limite à ce dispositif exceptionnel : certaines procédures d’information et consultations ne sont pas concernées (cas de restructuring notamment) en présence d’une opposition de la majorité des membres du CSE appelés à siéger 24 heures avant le déroulement de la réunion. Ainsi, à l’inverse du premier confinement, les élus peuvent désormais s’opposer au déroulement à distance de la réunion du CSE lorsque les sujets concernent les licenciements économiques collectifs, la mise en œuvre des accords de performance économique ou les accords portant sur les ruptures conventionnelles collectives ou les accords portant sur l’activité partielle de longue durée (Ord. n° 2020-1441, 25 nov., JO 26 nov.).

L’enjeu est important car un recours non-justifié à la visio-conférence pourrait être assimilé à un abus de l’employeur dans l’exercice de sa prérogative de fixation du lieu de réunion. Outre les risques d’entrave au fonctionnement de l’instance, un tel constat pourrait invalider le déroulement d’une procédure d’informations et de consultation sur un projet spécifique.

1ère étape : l’organisation et la préparation de la réunion périodique du CSE

Le législateur n’a pas encadré spécifiquement les modalités d’organisation et de préparation des réunions du CSE en visioconférence. Ce sont donc les modalités de droit commun, en priorité, les dispositions négociées, qui ont vocation à s’appliquer. 

Préparation technique 

D’un point de vue pratique, il appartient à la Direction d’organiser la réunion, une défaillance de ce dernier pouvant donner lieu à l’intervention de l’administration du travail (C. trav. L. 2315-27). La conséquence de ce principe est simple : c’est à la Direction de mettre en place l’outil de téléconférence. Le dispositif technique utilisé doit en revanche « garantir l’identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations ». De nombreuses plateformes de téléconférence présentent aujourd’hui ces garanties. 

La difficulté réside alors dans les problèmes d’utilisation de la plate-forme pour les membres du CSE (connexion internet instable, micro ou caméra défaillante, identifiants perdus…). Si ces difficultés, qui ne sont pas propres aux réunions des instances, sont en partie résorbées depuis le mois de mars 2020, la question de la responsabilité de la Direction concernant le matériel utilisé par les élus peut se poser. C’est notamment le cas lorsqu’un représentant du personnel ne dispose pas, dans le cadre de ses fonctions, d’un ordinateur et d’un accès web à caractère professionnel.  Autre problématique à prendre en compte : la sécurité d’accès de la plate-forme. De nombreuses informations échangées en cours de réunion sont de nature confidentielle. Il appartient alors à la Direction de s’assurer de l’absence de failles de sécurité. Paradoxalement, l’outil technique doit malgré tout permettre à des tiers à l’entreprise de pouvoir se connecter (par exemple : un médecin du travail), ce qui n’est pas automatique avec les outils internes à l’entreprise et leurs règles de sécurité.

Convocation et ordre du jour

La réunion suit son cadre technique habituel d’organisation, avec quelques particularités pratique. La convocation est initiée par l’employeur avec, si possible, les horaires d’accès à la plate-forme. Celui-ci doit s’assurer de sa bonne transmission. Il est en outre conseillé, dès la convocation, de transmettre les modalités de connexion à la plate-forme de visioconférence et de préciser qu’un seul accès par identifiant n’est possible afin d’en garantir la sécurité.  Un envoi allégé au suppléant, sans les modalités de connexion, peut en outre être envisagé.

L’ordre du jour demeure fixé conjointement entre le président et le secrétaire du CSE. Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative, réglementaire ou par un accord collectif de travail y sont inscrites de plein droit par l’employeur ou le secrétaire (C. trav., art. L. 2315-29). En pratique, et y compris dans le cadre de réunions en présentiel, les intéressés tendaient à échanger préalablement leurs suggestions par téléphone, par courriels ou au cours d’un entretien informel. En ce sens, aucun entretien physique entre le Président et le secrétaire n’est prescrit. L’organisation en visioconférence de la réunion ne vient pas impacter cette pratique. Le délai de communication de 3 jours a minima de l’ordre du jour aux membres du CSE a en revanche toujours vocation à s’appliquer. 

Transmission des informations utiles et précises

Le CSE dispose, dans le cadre de ses attributions consultatives, d’un délai d’examen suffisant et d’informations précises et écrites transmises ou mises à disposition par l’employeur (C. trav., art. L. 2312-15). Ce cadre juridique n’évolue pas avec la réunion en visioconférence. En revanche, le distanciel tend à favoriser la mise à disposition des informations nécessaires sur la base de données économiques et sociales (BDES) au lieu de la remise de leur version papier ou d’une remise en pièce-jointe d’un mail. L’intérêt d’une base de données économiques et sociales opérationnelle s’est donc accru. Le suivi du téléchargement des informations par l’employeur sur cette base et sa régularité sont devenus des enjeux cruciaux. En dépendent notamment les délais préfixes de consultations applicables. 

La visioconférence peut également avoir un impact sur la forme des documents préparés par les Directions et présentés aux membres du CSE. Si la pratique des présentations (diaporama) s’était d’ores et déjà développée au détriment des documents strictement manuscrits, les échanges en cours de réunion sont, dans une configuration à distance, favorisés avec le recours à ces présentations. Un travail documentaire supplémentaire est donc conseillé en cas de souhait de la Direction de maintenir les notes manuscrites. 

2ème étape : le déroulement de la réunion du CSE

Accès à la plate-forme de réunion

Identification des interlocuteurs

Discussion entre les membres du CSE

Délibération du CSE

3ème étape : les suites de la réunion

L’intégralité de l’article est à retrouver dans Les Cahiers Lamy du CSE, édition Mars 2021.