Le renforcement des droits des cotisants dans le cadre d’un contrôle de l’Urssaf

Le décret n°2016-941 du 8 juillet 2016  vient modifier la procédure du contrôle Urssaf pour les contrôles réalisés à partir du 11 juillet 2016. Ainsi, à chaque stade de la procédure, la personne contrôlée (entreprise ou entrepreneur individuel) voit ses droits renforcés dans ses rapports avec l’Urssaf et impose également à l’Urssaf de respecter de nouvelles obligations.

1. L’URSSAF doit prévenir le cotisant du contrôle 15 jours avant la première visite en entreprise

Si l’URSSAF devait  jusqu’à présent prévenir du contrôle par un avis envoyé à la personne contrôlée, cette procédure n’était encadrée par aucun délai minimum.

Dorénavant, l’agent contrôleur devra adresser cet avis 15 jours avant la date de sa première visite dans l’entreprise, sauf lorsque le contrôle porte uniquement sur la recherche d’une infraction au titre du travail dissimulé.

De plus, le décret précise clairement qui doit être destinataire de cet avis de contrôle. Lorsque la personne contrôlée est une personne morale, l’avis de contrôle est adressé à l’attention de son représentant légal et envoyé à l’adresse du siège social de l’entreprise ou le cas échéant à celle de son établissement principal. Lorsque la personne contrôlée est une personne physique, il est adressé à son domicile ou, à défaut, à son adresse professionnelle.

Le texte précise également que,  sauf précisions contraires, cet avis vaut pour l’ensemble des établissements de la personne contrôlée.

2. Le déroulement du contrôle

L’agent contrôleur peut désormais demander que les documents à consulter lui soient présentés selon un classement nécessaire au contrôle, dont il aura préalablement informé la personne contrôlée.

Par ailleurs, de nouvelles dispositions sont prévues pour le traitement des données dématérialisées.

Ainsi, lorsque les documents et les données nécessaires à l’agent chargé du contrôle sont dématérialisés, il peut, après avoir informé la personne contrôlée par écrit, procéder aux opérations de contrôle par la mise en œuvre de traitements automatisés en ayant recours au matériel informatique utilisé par la personne contrôlée. A la demande de l’agent chargé du contrôle, la personne contrôlée met à disposition un utilisateur habilité pour réaliser les opérations sur son matériel.

A compter de la date de réception de la demande de l’agent chargé du contrôle, la personne contrôlée dispose de quinze jours pour s’opposer par écrit à la mise en œuvre de traitements automatisés sur son matériel et l’informer de son choix soit de :

1° Mettre à la disposition de l’agent chargé du contrôle les copies des documents, des données et des traitements nécessaires à l’exercice du contrôle. Ces copies sont faites sur fichier informatique répondant aux normes définies par l’agent chargé du contrôle permettant les traitements automatisés et sont détruites avant l’engagement de la mise en recouvrement ;

2° Prendre en charge lui-même tout ou partie des traitements automatisés. Dans ce cas, l’agent chargé du contrôle lui indique par écrit les traitements à réaliser, les délais accordés pour les effectuer ainsi que les normes des fichiers des résultats attendus.

A défaut de réponse de la personne contrôlée dans le délai mentionné au deuxième alinéa, l’agent chargé du contrôle peut procéder aux opérations de contrôle par la mise en place de traitements automatisés sur le matériel de la personne contrôlée.

3. Le contrôle par échantillonnage ou extrapolation

S’agissant d’une procédure d’exception, l’utilisation de cette méthode dans le cadre d’un contrôle est déjà fortement réglementée.

C’est ainsi que la personne contrôlée peut s’opposer à cette méthode après en avoir été prévenu 15 jours avant, avec un certain nombre d’explications.

Le décret vient préciser, lorsque la méthode d’échantillonnage est retenue, les modalités selon lesquelles la personne contrôlée peut présenter ses observations sur la mise en œuvre de cette méthode de contrôle.

En cas de désaccord, qui peut intervenir à tout moment du contrôle,  la personne contrôlée  exprime son désaccord soit oralement, soit par écrit. Dans le second cas, l’agent de contrôle est tenu d’y répondre de manière motivée par écrit.

4. La fin du contrôle

Le principe de la remise d’une lettre d’observation est renforcé par l’exigence d’être motivée par le chef de redressement et d’être chiffrée et détaillée, de manière à améliorer l’information de la personne contrôlée et de lui permettre ainsi plus facilement de formuler ses propres observations.

A ce titre, la lettre d’observation comprend les considérations de droit et de fait qui constituent son fondement et, le cas échéant, l’indication du montant des assiettes correspondant, ainsi que, pour les cotisations et contributions sociales, l’indication du mode de calcul et du montant des redressements et des éventuelles majorations et pénalités.

Le décret traite également du cas particulier des « observations pour l’avenir » qui ne donnent  pas lieu à redressement mais impliquent, pour l’avenir, que la personne contrôlée modifie ses pratiques sous peine de redressement majoré de 10%. Ainsi, lorsqu’à l’occasion d’un  nouveau contrôle, l’agent de l’Urssaf constate le maintien de la pratique antérieure, le constat devra être contresigné par le directeur de l’Urssaf.

5. La réponse de l’Urssaf aux remarques formulées par la personne contrôlée suite à la lettre d’observation

Rappelons que la personne contrôlée dispose d’un délai de 30 jours pour répondre, s’il le souhaite, aux observations de l’Urssaf.

Le décret  prévoit que l’agent de l’Urssaf chargé du contrôle doit répondre, point par point et de manière motivée aux observations du cotisant en précisant si des changements ont lieu dans le redressement envisagé.

6. La période après le contrôle

En cas de solde créditeur suite au contrôle, l’Urssaf doit effectuer le remboursement dans un délai maximum de 4 mois suivant la notification du redressement.

Concernant la notification du redressement par mise en demeure, le décret du 8 juillet 2016 ajoute de nouvelles mentions qui ne seront applicables qu’à compter du 1er janvier 2017.

Ainsi, en plus des mentions actuelles, la mise en demeure devra indiquer :

– les montants notifiés par la lettre d’observations corrigés le cas échéant à la suite des échanges entre la personne contrôlée et l’agent chargé du contrôle ;

– la référence et les dates de la lettre d’observations et le cas échéant du dernier courrier établi par l’agent en charge du contrôle, lors des échanges qui ont eu lieu suite à la lettre d’observations.

Au regard de ces nouveaux principes, il apparaît donc indispensable à la fois de faire usage des nouveaux droits conférés à la personne contrôlée, mais aussi de vérifier, pour s’assurer de la validité de la procédure, que l’Urssaf a de son côté respecté ses obligations.